自己爲小企業處理薪資可以節省資金——但這也需要準確性、組織性和遵守稅法。
這裏有一個簡單的逐步指南，你可以遵循：
🧾 第一步：準備法律必需品
1. 申請僱主識別號碼 (EIN)
你需要從IRS獲得這個（如果在美國）以報告薪資稅。
你可以在 irs.gov 上在線申請。
2. 在州和地方機構註冊
一些州要求爲所得稅和失業保險單獨設立僱主賬戶。
3. 驗證員工的工作資格
讓每位新員工填寫I-9和W-4表（在美國）。
對於承包商，收集W-9表。
💰 第2步：選擇工資支付計劃
決定您將多久支付員工一次：
每週
雙週（每兩週一次）
半月（每月兩次）
每月
👉 檢查您所在州的勞動法 — 有些州對工資支付週期的間隔有限制。
🧮 第3步：計算總工資
1. 按小時計酬的員工：
工作小時 × 每小時工資 = 總工資
2. 按薪水支付的員工：
年薪 ÷ 工資支付次數 = 總工資
3. 如果適用，包含加班費、佣金或獎金。
💸 第4步：計算扣款和預扣稅
您必須扣除：
聯邦所得稅（根據員工的W-4）
社會保障和醫療保險（FICA）
僱主和員工各支付6.2%（社會保障）+ 1.45%（醫療保險）
州和地方稅（如適用）
員工貢獻（健康保險、退休金等）
同樣計算僱主的份額：
FICA
失業稅（FUTA + 州失業稅）
🧩 使用國稅局出版物15（循環E）或您所在地區的同類文件查找稅表。
🧾 第5步：支付員工
您可以通過以下方式支付：
直接存款（最有效）
紙質支票
支付卡
請確保：
記錄付款日期和金額
提供顯示總工資、扣款和淨工資的工資單
📤 第6步：提交工資稅和報告
1. 通過EFTPS系統存入聯邦稅（所得稅、社會保障、醫療保險）。
2. 每季度提交國稅局941表，或根據規模每年提交944表。
3. 按要求提交州工資稅報告。
4. 每年1月31日前向員工和國稅局發送W-2表格。
對於承包商，發送1099-NEC表。
🗂️ 第7步：保持準確記錄
至少保留3-4年的工資記錄，包括：
員工信息
工資單
稅務申報
時間卡或時間表
福利和扣款
🧠 可選：使用工資軟件或模板
如果人工工資讓您感到不知所措，您仍然可以使用簡化計算的工具來“自己做”：
免費選項：Google Sheets或Excel模板
付費軟件
：QuickBooks Payroll、Gusto、Patriot或Wave Payroll
這些工具有幫助：
自動計算稅款
電子提交稅務表格
安全存儲記錄
